Fabio Di Paola

Gestione documentale

2 Febbraio 2012 Sviluppo 0

In uno dei post precedenti avevo scritto della necessità di creare una gestione ed archivio dei documenti utilizzando notes e db2 ma non ho mai descritto come gira l’applicazione.
(questo oltretutto e’ il motivo per cui ho passato un bel po’ di tempo a giocare con Db2 , Uselsx “*lsxlc” , Sql e cosi’ via )
Il concetto e’ semplice e il tutto si divide in tre parti:
L’acquisizione di nuovi doc. da archiviare che possono essere file pdf, jpg, doc ecc. e che possono provenire da diverse fonti : scanner, email , videate ecc.
Poi serve ovviamente un sistema di ricerca e visualizzazione di questi documenti
Ed infine una gestione di eventuali flussi di lavorazioni associati ai documenti acquisiti.
Questo significa che un nuovo documento in entrata sottintende una qualche attività da espletare e di questo devo tener traccia , smistandola magari all’ufficio competente.
Supponiamo una qualunque lettera che chiede informazioni: il sistema deve prenderla in carico, archiviarla in modo che sia facilmente ricercabile e segnalare a chi di dovere che è arrivata e bisogna fare qualcosa. Questa persona a sua volta deve prendersi in carico l’attività e poi chiuderla.

Il tutto, come ho gia scritto, con domino e Db2.

L’idea di base e’ stata di utilizzare Db2 per l’archiviazione dei file con le immagini dei documenti mentre Notes e Domino mi servono per tutta la parte di gestione, ricerca e smistamento dei flussi .
In effetti e’ stata quasi una scelta obbligata : gestire milioni di documenti (con attachment! ) in Notes non e’ esattamente il top per le performance , Db2 se la cava molto meglio in questo